Cum îți pregătești firma înainte să aplici

Pe scurt

Înainte să scrii proiectul, verifici dacă firma ta arată eligibilă pe hârtie. Contează codurile CAEN, locul unde faci investiția, rezultatele financiare, datoriile la stat și categoria de întreprindere. Multe probleme le poți repara din timp, dar nu în ziua depunerii. Regulile exacte diferă de la un apel la altul, așa că pentru fiecare punct decide ghidul apelului.

Pașii

1. Verifică codurile CAEN. Codul CAEN arată ce activitate are voie să facă firma ta. Compară codurile din actele firmei cu lista din ghid. De exemplu, în instrucțiunile unui apel din Programul Regional Nord-Est, solicitantul trebuie să aibă codul înscris deja în obiectul de activitate la depunere.¹ În acel apel nu contează dacă e activitate principală sau secundară.² Alte ghiduri cer mai mult: într-un ghid concret, codul trebuia să fie principal de la o anumită dată.³ Atenție și la codurile excluse. Într-un ghid pentru digitalizarea IMM-urilor, un cod exclus aflat în statut face solicitantul neeligibil.⁴ Ce îți trebuie: actele firmei cu obiectul de activitate actualizat. Dacă trebuie să adaugi un cod, fă modificarea cu mult înainte de apel.

2. Clarifică sediul și locul de implementare. Sediul social este adresa oficială a firmei. Locul de implementare este locul unde faci efectiv investiția, de exemplu un punct de lucru. În cererea de finanțare introduci județul și localitatea unde se desfășoară proiectul.⁵ Dacă finanțarea este ajutor regional, regulamentul european cere ca investiția să rămână în regiune o perioadă minimă după finalizare, mai scurtă în cazul IMM-urilor.⁶ Verifică în ghid ce regiune sau ce tip de localitate este eligibilă și dacă punctul de lucru trebuie să existe deja.

3. Uită-te la anii fiscali încheiați. Un an fiscal încheiat înseamnă un an pentru care ai depus situațiile financiare. Ghidul apelului decide dacă îți trebuie unul sau mai mulți ani încheiați și din ce an se iau cifrele. Unele apeluri dau puncte pentru vechime. De exemplu, un ghid AFIR prioritizează solicitanții cu vechime mai mare.⁷

4. Verifică capitalurile proprii. Capitalurile proprii arată cât valorează firma după ce scazi datoriile. Dacă sunt foarte mici sau negative, firma poate fi considerată „în dificultate”, iar multe ajutoare nu se dau unor astfel de firme. Pentru o societate cu răspundere limitată, regulamentul european spune că e în dificultate când mai mult de jumătate din capitalul social subscris a dispărut din cauza pierderilor.⁸ Calculul se face scăzând pierderile acumulate din rezerve și din celelalte elemente de capitaluri proprii.⁹ Există o excepție pentru IMM-urile foarte tinere.¹⁰ De exemplu: ai capital social de 1.000 de lei, iar după calcul rezultatul este minus 600 de lei. Jumătate din capital înseamnă 500 de lei, iar 600 este mai mult, deci te-ai încadra la această situație. Discută cu contabilul înainte să aplici.

5. Plătește datoriile la stat și cere certificatul de atestare fiscală. Acest certificat arată dacă ai datorii la buget. Se emite în cel mult 3 zile lucrătoare de la cerere.¹¹ Pe certificat se trece și perioada de utilizare, deci nu îl cere prea devreme.¹² Dacă ai sedii secundare care plătesc salarii, certificatul poate include și obligațiile lor.¹³ Ce datorii sunt acceptate și cât de recent trebuie să fie certificatul decide ghidul apelului.

6. Stabilește dacă ești IMM și în ce categorie. IMM înseamnă întreprindere mică și mijlocie. Regulamentul european consideră întreprindere orice entitate cu activitate economică, indiferent de forma juridică.¹⁴ IMM-urile au sub un anumit număr de angajați și sub anumite praguri de cifră de afaceri sau bilanț.¹⁵ O întreprindere mică are praguri mai mici.¹⁶ În cerere alegi categoria în care se încadrează firma ta.¹⁷ Atenție la întreprinderile legate și partenere: dacă tu sau asociații tăi aveți și alte firme, s-ar putea ca cifrele lor să conteze la calcul. Citește pagina dedicată înainte să completezi declarația IMM.

7. Fă-ți cont în MySMIS2021. Pentru multe apeluri cu fonduri europene, cererea se depune online. Instrucțiunile unui apel regional spun că îți creezi mai întâi un cont de utilizator.¹⁸ Apoi înscrii și completezi datele firmei ca entitate juridică.¹⁹

Documentele de care ai nevoie

Lista exactă o dă ghidul apelului. De obicei, pregătești din timp:

• actele firmei, cu obiectul de activitate actualizat;
• dovada sediului și a locului unde faci investiția;
• situațiile financiare depuse pentru anii ceruți;
• certificatul de atestare fiscală;
• declarația privind încadrarea în categoria IMM, cu datele firmelor legate sau partenere, dacă există;
• semnătura electronică a reprezentantului legal, dacă depunerea se face online.

Greșeli frecvente

• Adaugi codul CAEN prea târziu sau ai în statut un cod exclus fără să știi.
• Calculezi categoria IMM doar pentru firma ta și uiți firmele asociaților.
• Ceri certificatul fiscal prea devreme și expiră până la depunere.
• Nu verifici dacă firma are capitaluri proprii negative.
• Nu citești excluderile pe sectoare. De exemplu, un ghid exclude IMM-urile active în anumite domenii, precum pescuitul.²⁰
• Începi investiția înainte să depui cererea, fără să verifici dacă ghidul permite.

Unde găsești informația oficială

• Ghidul solicitantului pentru apelul care te interesează și eventualele corrigendum-uri.
• Regulamentul (UE) nr. 651/2014, anexa I, pentru definiția IMM.
• ANAF, pentru certificatul de atestare fiscală.
• Aplicația MySMIS2021, pentru crearea contului și depunere.
• Autoritatea care gestionează apelul, pentru întrebări despre cazul tău.

Surse și citate

1. Instrucțiuni privind completarea cererii de finanțare, Programul Regional Nord-Est 2021–2027, p. 17: „La depunerea cererii de finanțare, solicitantul trebuie să aibă deja înscrise în obiectul de activitate unul sau mai multe cod/uri CAEN” ↩

2. Instrucțiuni privind completarea cererii de finanțare, Programul Regional Nord-Est 2021–2027, p. 17: „indiferent dacă acesta/ea reprezintă activitatea principală sau secundară a întreprinderii” ↩

3. Ghidul solicitantului: sme-eco-tech, p. 1: „este cod CAEN principal cel puțin de la data de 01.01.2022” ↩

4. Ghidul solicitantului: Acțiunea 2.2 - Digitalizare IMM - Apel 2, p. 2: „Existența unui cod CAEN exclus de la finanțare în statutul solicitantului conduce la neeligibilitatea acestuia” ↩

5. Instrucțiuni privind completarea cererii de finanțare, Programul Regional Nord-Est 2021–2027, p. 17: „În Localizare proiect se introduc informațiile despre județul/județele, localitatea/localitățile unde se desfășoară proiectul” ↩

6. Regulamentul (UE) nr. 651/2014 de exceptare pe categorii (ajutor de stat, definiția IMM în anexa I): „Investiția trebuie menținută în regiunea beneficiară pentru o perioadă de cel puțin cinci ani sau, în cazul IMM-urilor, de cel puțin trei ani de la finalizarea investițiilor.” ↩

7. [Ghidul solicitantului: DR-14 – Investiții în fermele de mici dimensiuni](https://www.afir.ro/api/file?url=/media/gk1nhmzi/ghidul-solicitantului-dr-14.pdf&filename=Ghidul Solicitantului DR 14&filetype=pdf), p. 55: „vechimea solicitantului, în sensul prioritizării solicitanților cu o vechime mai mare.” ↩

8. Regulamentul (UE) nr. 651/2014 de exceptare pe categorii (ajutor de stat, definiția IMM în anexa I): „atunci când mai mult de jumătate din capitalul său social subscris a dispărut din cauza pierderilor acumulate” ↩

9. Regulamentul (UE) nr. 651/2014 de exceptare pe categorii (ajutor de stat, definiția IMM în anexa I): „deducerea pierderilor acumulate din rezerve (și din toate celelalte elemente considerate în general ca făcând parte din fondurile proprii ale societății) conduce la un rezultat negativ” ↩

10. Regulamentul (UE) nr. 651/2014 de exceptare pe categorii (ajutor de stat, definiția IMM în anexa I): „alta decât un IMM care există de cel puțin trei ani” ↩

11. Ordinul ANAF nr. 3654/2015 privind procedura de eliberare a certificatului de atestare fiscală: „Certificatul de atestare fiscală se emite în maximum 3 zile lucrătoare de la data depunerii cererii/adresei de eliberare a acestuia.” ↩

12. Ordinul ANAF nr. 3654/2015 privind procedura de eliberare a certificatului de atestare fiscală: „în certificatul de atestare fiscală se înscriu, obligatoriu, numărul de înregistrare, data eliberării, perioada de utilizare” ↩

13. Ordinul ANAF nr. 3654/2015 privind procedura de eliberare a certificatului de atestare fiscală: „certificatul de atestare fiscală se emite la cererea contribuabilului şi cuprinde atât obligaţiile fiscale ale contribuabilului, cât şi obligaţiile fiscale ale sediilor secundare” ↩

14. Regulamentul (UE) nr. 651/2014 de exceptare pe categorii (ajutor de stat, definiția IMM în anexa I): „Este considerată întreprindere orice entitate care desfășoară o activitate economică, oricare ar fi forma sa juridică.” ↩

15. Regulamentul (UE) nr. 651/2014 de exceptare pe categorii (ajutor de stat, definiția IMM în anexa I): „întreprinderi care au mai puțin de 250 de angajați și a căror cifră de afaceri anuală nu depășește 50 de milioane EUR și/sau al căror bilanț anual total nu depășește 43 de milioane EUR” ↩

16. Regulamentul (UE) nr. 651/2014 de exceptare pe categorii (ajutor de stat, definiția IMM în anexa I): „o întreprindere mică este definită ca fiind o întreprindere care are mai puțin de 50 de angajați și a cărei cifră de afaceri anuală și/sau al cărei bilanț anual total nu depășește 10 milioane EUR” ↩

17. Instrucțiuni privind completarea cererii de finanțare, Programul Regional Nord-Est 2021–2027, p. 17: „Categorie de beneficiar - se va alege categoria de întreprindere în care se încadrează solicitantul” ↩

18. Instrucțiuni privind completarea cererii de finanțare, Programul Regional Nord-Est 2021–2027, p. 3: „trebuie să vă creați mai întâi un cont de utilizator în aplicația MySMIS2021” ↩

19. Instrucțiuni privind completarea cererii de finanțare, Programul Regional Nord-Est 2021–2027, p. 3: „De asemenea, este necesară înscrierea și completarea datelor unei entități juridice în” ↩

20. Ghidul solicitantului: diaspora-investeste-acasa, p. 2: „Excluderi: NU sunt eligibile IMM-urile active în pescuit și” ↩