Sari la conținut
ghidul finanțărilor.ro
Verifică ce ți se potrivește

Cele mai căutate

SalvateAlerteContact

Glosar · După contract

Păstrarea documentelor proiectului

Păstrarea documentelor proiectului este obligația beneficiarului de a ține în ordine și în siguranță toate actele proiectului, ani la rând după finalizare, pentru controale și audit.

Ce înseamnă

Când primești bani europeni, fiecare cheltuială trebuie să poată fi dovedită cu acte: contracte, facturi, extrase de cont, procese-verbale, fotografii. Păstrarea documentelor înseamnă să ai toate aceste acte la îndemână, în ordine, și după ce proiectul s-a terminat.

Pe lângă tine, și autoritatea de management trebuie să aibă un sistem pentru păstrarea documentelor necesare pentru pista de audit.1 „Pista de audit” este drumul complet al banilor, de la cerere până la ultima factură, pe care un auditor îl poate verifica pas cu pas.

Regulile concrete sunt scrise în contractul de finanțare și în manualul beneficiarului. Mai jos le vezi așa cum apar în manualul unui program regional (Sud-Vest Oltenia 2021–2027). Pentru proiectul tău, verifică ce prevede contractul tău.

Un exemplu

De exemplu, o firmă mică primește 8.000 de lei rambursați pentru un echipament. Câțiva ani mai târziu vine un control, iar factura echipamentului nu mai poate fi găsită. În manualul citat, beneficiarul trebuie să restituie suma plătită de autoritatea de management aferentă documentelor lipsă.2 Adică firma ar putea fi obligată să dea înapoi cei 8.000 de lei, deși echipamentul există.

Ce înseamnă pentru tine

  • Ai obligația să îndosariezi și să păstrezi în bune condiții toate documentele proiectului.3
  • Păstrezi documentele atât pe hârtie, cât și pe suport electronic.4
  • Păstrezi și inventarul bunurilor cumpărate din proiect și le protejezi împotriva distrugerii, degradării sau furtului.5
  • În manualul citat, termenul este de 5 ani de la închiderea oficială a programului 2021–2027.6 Dacă regulile de ajutor de stat cer o durată mai mare, se aplică durata mai mare.7
  • Data ultimei plăți către tine contează, pentru că de la ea se poate stabili începutul perioadei de păstrare.8

La ce să fii atent

  • Perioada de păstrare durează mult după terminarea proiectului. Nu arunca nimic doar pentru că ai primit ultima plată.
  • Trebuie să permiți accesul celor care fac controale și audit, inclusiv serviciilor Comisiei Europene și Curții Europene de Conturi.9 Dacă nu permiți accesul, poți fi obligat să restitui întreaga sumă primită.10
  • Fă copii scanate pe măsură ce primești documentele și păstrează-le în mai multe locuri.
  • Termenele exacte diferă de la un program la altul. Decide contractul de finanțare și ghidul apelului.

Surse și citate

  1. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „Un sistem eficace pentru a asigura păstrarea tuturor documentelor necesare pentru pista de audit Autoritatea de management” ↩

  2. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 81: „În cazul unor documente lipsă, beneficiarul este obligat să restituie suma rambursată/plătită de către autoritatea de management, în cadrul proiectului, aferentă acelor documente lipsă” ↩

  3. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 81: „Beneficiarul are obligaţia îndosarierii şi păstrării în bune condiţii a tuturor documentelor aferente proiectului” ↩

  4. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 80: „păstrarea/arhivarea documentelor proiectului, atât pe hârtie cât și pe suport electronic” ↩

  5. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 80: „inclusiv inventarul asupra bunurilor dobândite prin finanțarea nerambursabilă, în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii” ↩

  6. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 80: „timp de 5 ani de la data închiderii oficiale a PS 2021-2027” ↩

  7. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 80: „sau pentru durata prevăzută în reglementările privind ajutorul de stat, oricare dintre acestea este mai mare” ↩

  8. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „Data ultimei plăți către beneficiar (în scopul stabilirii datei de începere a perioadei de păstrare a documentului)” ↩

  9. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 81: „al serviciilor Comisiei Europene, al Curţii Europene de Conturi” ↩

  10. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 81: „În cazul în care beneficiarul nu permite accesul autorităților menționate anterior, este obligat să restituie întreaga sumă rambursată/plătită de către autoritatea de management” ↩

Întrebări frecvente

Cât timp trebuie să păstrez documentele proiectului?

Depinde de contract. În manualul programului regional Sud-Vest Oltenia, termenul este de 5 ani de la închiderea oficială a programului 2021–2027, sau mai mult dacă regulile de ajutor de stat cer o durată mai mare.

Ce se întâmplă dacă pierd o factură?

În manualul citat, beneficiarul trebuie să restituie suma plătită de autoritatea de management aferentă documentelor lipsă.

Ajunge să păstrez documentele doar în format electronic?

Nu. În manualul citat se cere păstrarea documentelor atât pe hârtie, cât și pe suport electronic.

Verificat la 25 octombrie 2026, pe sursele din notele de subsol. Explicațiile sunt orientative: decide ghidul solicitantului al fiecărui apel. Ai găsit o greșeală? Spune-ne.