Glosar · După contract
Verificare la fața locului (vizita de monitorizare)
Verificarea la fața locului este vizita pe care autoritatea care gestionează finanțarea o face la locul proiectului, ca să vadă cu ochii ei că lucrurile din acte există și funcționează.
Ce înseamnă
Când primești bani europeni, nu ajunge să trimiți documente. Din când în când, oameni de la autoritatea de management (AM) sau de la organismul intermediar (OI) vin la tine. Se uită la echipamente, la clădire, la acte și la rezultate.
În manualul beneficiarului unui program regional (Sud-Vest Oltenia), scopul vizitei include verificarea cheltuielilor plătite și a indicatorilor.1 Același manual descrie mai multe tipuri de vizite: în timpul implementării, ad-hoc și ex-post (după finalizare).2 Regulile exacte diferă de la un program la altul; decide manualul sau ghidul apelului tău.
Un exemplu
De exemplu, o firmă mică primește bani pentru un utilaj și un program software. Înainte de ultima plată, vine o vizită finală. Acolo se verifică dacă echipamentele și aplicațiile software sunt puse în funcțiune.3 Ofițerii verifică și dacă păstrezi documentele originale ale proiectului.4 Dacă primești recomandări, ultima cerere de rambursare se aprobă abia după ce le-ai rezolvat.5
Ce înseamnă pentru tine
- De regulă, ești anunțat dinainte. Legea spune că echipa de control te notifică cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte.6 Există însă excepții, când anunțul ar strica verificarea.7
- În manualul citat, notificarea vine printr-o adresă cu informații obligatorii.8 Când ceri un act adițional, vizita poate fi anunțată cu doar 2 zile lucrătoare înainte.9
- Echipa de control poate intra în sedii și pe terenuri și vede toate documentele legate de proiect.10
- Ai dreptul să îți spui punctul de vedere în timpul verificării.11
- Raportul vizitei se întocmește în 10 zile și îl primești prin MySMIS.12 Recomandările din raport le raportezi apoi în rapoartele de progres.13
La ce să fii atent
- Vizitele pot continua și după ce proiectul s-a terminat. În manualul citat, una dintre vizitele din perioada de durabilitate are loc obligatoriu în ultimul an.14
- Dacă la final apar suspiciuni de neregulă, ofițerii anunță structura care se ocupă de nereguli.15 Asta poate duce la corecții financiare.
- Ține un dosar ordonat cu originalele: facturi, procese-verbale, contracte. Așa vizita durează mai puțin și apar mai puține probleme.
- Fii sincer. Ce scrie în cerere trebuie să existe în realitate.
Surse și citate
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 76: „asigurarea verificării tuturor cheltuielilor plătite, care urmează să fie declarate în anul contabil” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 77: „Tipuri de vizite de monitorizare: a) Vizite la fata locului pe parcursul implementării; b) Vizite la fața locului speciale de tip ad-hoc; d) Vizite ex-post.” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 78: „se va verifica, în mod expres, faptul că serviciile au fost prestate, echipamentele/aplicațiile software sunt puse în funcțiune” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 79: „verificarea păstrării tuturor documentelor originale legate de proiect” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 79: „Cererea de rambursare finală va fi aprobată la plată în momentul în care toate recomandările formulate beneficiarului ca urmare a misiunii de verificare la fața locului au fost implementate.” ↩
-
OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „echipa nominalizată va notifica structura supusă verificării cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de data declanșării acțiunii” ↩
-
OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Se exceptează de la prevederile alin. (6) cazurile în care notificarea ar putea prejudicia obiectul verificărilor.” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 77: „Beneficiarul va fi notificat privind efectuarea vizitei la fata locului, printr-o adresă, comunicând în mod obligatoriu următoarele informații:” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 61: „Dacă din analiza documentelor prezentate se impune o vizită la fața locului, Beneficiarul va primi o notificare cu cel puțin 2 zile lucrătoare înainte de data efectuării vizitei.” ↩
-
OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „echipa de control împuternicită are acces, pentru realizarea obiectivelor verificării, la toate datele și documentele, în sedii, pe terenuri” ↩
-
OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Pe parcursul activităților de constatare, structura verificată are dreptul să își exprime punctul de vedere, care se analizează de echipa de verificare.” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 78: „Raportul de vizită la fața locului se va întocmi de către AM/OI în 10 zile de la finalizarea vizitei și se va transmite beneficiarului prin parcurgerea fluxului My SMIS.” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 78: „În cazul în care Raportul de vizită la fața locului conține recomandări, beneficiarul le va raporta prin intermediul rapoartelor de progres transmise ulterior vizitei” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 78: „de durabilitate, din care obligatoriu una în ultimul an de durabilitate.” ↩
-
Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 78: „Dacă la încheierea misiunilor de verificare (indiferent de tipul misiunii de verificare) există suspiciuni de neregulă” ↩
Întrebări frecvente
Sunt anunțat înainte de vizită?
De regulă, da. Legea prevede o notificare cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, dar există excepții când anunțul ar putea afecta verificarea.
Pot avea vizite și după terminarea proiectului?
Da. Există vizite ex-post, iar în manualul citat una dintre vizitele din perioada de durabilitate este obligatorie în ultimul an.
Ce se întâmplă dacă primesc recomandări?
Le raportezi în rapoartele de progres următoare. Ultima cerere de rambursare se aprobă abia după ce toate recomandările sunt implementate.
Verificat la 25 octombrie 2026, pe sursele din notele de subsol. Explicațiile sunt orientative: decide ghidul solicitantului al fiecărui apel. Ai găsit o greșeală? Spune-ne.