Cum faci achizițiile în proiect dacă ești firmă privată

Pe scurt

Când ai câștigat finanțarea, nu poți cumpăra de la cine vrei, cum vrei. Trebuie să arăți că ai ales oferta corect, transparent și fără favoritisme. Regulile exacte (praguri, termene, unde publici) le dă ghidul apelului și contractul tău de finanțare. Aici găsești logica procesului și greșelile care costă bani.

Pașii

1. Citește regulile care se aplică proiectului tău. Ce faci: deschizi contractul de finanțare, ghidul apelului și instrucțiunile de achiziții pentru beneficiari privați ale programului. Ce îți trebuie: aceste documente, în versiunea în vigoare. Cât durează: sursele folosite aici nu dau o durată; decide ghidul apelului. Atenție: ofertele cerute la depunerea cererii nu înlocuiesc procedura de după contract. De exemplu, un ghid concret cere ca solicitantul să depună la cererea de finanțare cel puțin două oferte.¹ Alt ghid cere două oferte pentru bunuri și servicii de peste 15.000 de euro.²

2. Stabilește ce cumperi și valoarea estimată, fără să împarți achiziția. Ce faci: grupezi lucrurile care țin de același scop. Ce îți trebuie: lista din bugetul proiectului și prețuri de piață. Un exemplu prezentat ca greșeală de ADR Nord-Vest arată un software și un echipament de măsurare, legate între ele, cumpărate separat ca să se evite procedura competitivă.³

3. Scrie specificațiile tehnice și criteriile. Ce faci: descrii ce îți trebuie (performanțe, nu mărci) și cum alegi câștigătorul. Ce îți trebuie: o descriere clară și o grilă de punctaj. Un manual al beneficiarului listează ca eroare specificațiile care indică un anumit producător sau o anumită marcă.⁴ Criteriile de selecție trebuie să fie proporționale și relevante pentru contract.⁵ Este recomandat un mecanism de punctare stabilit dinainte și transparent.⁶

4. Publică anunțul. Ce faci: publici anunțul de achiziție acolo unde îți cer instrucțiunile programului (vezi pagina despre anunțul pe fonduri-ue.ro). Ce îți trebuie: anunțul, specificațiile, criteriile și termenul de depunere. Termenul minim îl stabilește ghidul apelului; nerespectarea termenelor minime apare ca eroare frecventă.⁷ Dacă schimbi ceva după publicare, de exemplu data de primire a ofertelor, publici un anunț suplimentar.⁸ Dacă faci modificări substanțiale în specificații, criterii sau condițiile contractului, procedura trebuie anulată.⁹

5. Primește și evaluează ofertele. Ce faci: compari ofertele doar după criteriile publicate. Ce îți trebuie: grila de punctaj și declarațiile ofertanților. Ofertantul trebuie să depună o declarație că nu se află în conflict de interese.¹⁰ Poți doar să ceri ofertanților să confirme sau să clarifice informații contradictorii.¹¹ Ofertele neconforme se resping.¹² Clarificările nu sunt negocieri.¹³ Nu ai voie să accepți transformarea sau modificarea substanțială a unei oferte.¹⁴

6. Semnează contractul cu câștigătorul și respectă-l. Ce faci: semnezi contractul în condițiile anunțate. Este util ca prima întâlnire cu câștigătorul să stabilească cum veți lucra împreună.¹⁵ Modificarea substanțială a contractului față de anunț este o abatere.¹⁶ ADR Nord-Vest dă ca exemplu de greșeală un act adițional care introduce un avans neprevăzut inițial.¹⁷

7. Păstrează dosarul complet. Ce faci: arhivezi tot ce dovedește cum ai ales câștigătorul. Lipsa documentelor care justifică atribuirea este o abatere în sine.¹⁸

Documentele de care ai nevoie

Lista exactă o dă ghidul apelului sau instrucțiunile programului. În practică, dosarul tău ar trebui să arate tot drumul achiziției:

• nota cu valoarea estimată și cum ai calculat-o;
• specificațiile tehnice și criteriile de selecție și atribuire;
• anunțul publicat și orice anunț suplimentar;⁸
• ofertele primite, cu data primirii;
• declarațiile ofertanților privind conflictul de interese;¹⁰
• clarificările cerute și răspunsurile;
• raportul de evaluare, cu punctajele;
• contractul semnat și eventualele acte adiționale.

Unele ghiduri cer și declarația solicitantului: de exemplu, într-un apel concret apare formularea că reprezentantul legal nu se află în conflict de interese.¹⁹

Greșeli frecvente

• Împarți achiziția ca să scapi de procedura competitivă.³
• Schimbi criteriile după deschiderea ofertelor.²⁰
• Evaluezi după alte criterii decât cele publicate.²¹
• Negociezi prin clarificări.¹³
• Ascunzi un conflict de interese. Necomunicarea lui e listată ca eroare frecventă.²² Conflictul de interese trebuie evitat de la depunerea cererii până la sfârșitul perioadei de durabilitate.²³ Dacă un ofertant intră în conflict de interese în timpul procedurii, trebuie să te anunțe în scris, imediat.²⁴
• Modifici contractul după semnare în favoarea furnizorului.¹⁷

Ce se întâmplă dacă greșești

O greșeală de achiziție nu înseamnă doar o observație. OUG nr. 66/2011 are o anexă cu abaterile de la regulile de achiziții pentru care se aplică reduceri procentuale sau corecții financiare.²⁵ Corecțiile se aplică și la contractele cu valori mai mici.²⁶ În cazul conflictului de interese, un manual al beneficiarului prevede corecții din sumele cerute la rambursare, până la rezilierea contractului de finanțare.²⁷ Pe scurt: plătești din buzunar partea tăiată.

Unde găsești informația oficială

• Contractul tău de finanțare și anexele lui.
• Ghidul apelului la care ai câștigat (regulile diferă de la un apel la altul).
• Instrucțiunile sau manualul beneficiarului publicate de autoritatea care îți gestionează proiectul (de exemplu, ADR-ul din regiunea ta).
• OUG nr. 66/2011, Anexa nr. 1, pentru lista abaterilor și a corecțiilor.

Dacă ceva nu e clar, întreabă în scris autoritatea care îți gestionează contractul, înainte să publici anunțul.

Surse și citate

1. Ghidul solicitantului: e-drive, p. 9: „Solicitantul va depune la cererea de finanțare minimum 2 oferte” ↩

2. [Ghidul solicitantului: DR-14 – Investiții în fermele de mici dimensiuni](https://www.afir.ro/api/file?url=/media/gk1nhmzi/ghidul-solicitantului-dr-14.pdf&filename=Ghidul Solicitantului DR 14&filetype=pdf), p. 25: „prezentarea a două oferte pentru bunuri şi servicii a caror valoare este mai mare de 15 000 Euro” ↩

3. ADR Nord-Vest: achizițiile inițiate în cadrul proiectelor (beneficiari privați și publici, 2026), p. 17: „1. Divizarea achiziției pentru a se evita aplicarea procedurii competitive” ↩ ↩²

4. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Definirea unor specificaţii tehnice care indică un anumit producător/o anumită marcă/procedeu/origine/licenţă de fabricaţie” ↩

5. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Toate criteriile de selecție trebuie să fie proporționale și relevante pentru evaluarea capacității ofertantului de a executa contractul.” ↩

6. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Se recomandă să fie instituit un mecanism de punctare prestabilit, care va fi transparent pentru toți cei care formulează obiecții.” ↩

7. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Nerespectarea termenelor minime pentru publicarea, primirea cererilor de participare și a ofertelor;” ↩

8. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Informați întotdeauna dacă se fac modificări în documentație și anunțuri (de exemplu, schimbarea datei de primire a ofertelor) prin publicarea unui anunț suplimentar.” ↩ ↩²

9. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Dacă realizați modificări substanțiale în specificația tehnică, criteriile de selecție/atribuire și/sau condițiile contractuale, va fi necesară o anulare a procedurii.” ↩

10. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „La depunerea ofertei în cadrul unei proceduri de achiziții, ofertantul este obligat să depună o declarație conform căreia nu se află în conflict de interese” ↩ ↩²

11. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Beneficiarul poate doar să ceară ofertanților să confirme informațiile sau să clarifice informațiile contradictorii;” ↩

12. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Toate ofertele neconforme trebuie să fie respinse;” ↩

13. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Clarificările nu trebuie înțelese ca fiind negocieri;” ↩ ↩²

14. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 28: „Transformarea sau modificările substanțiale ale ofertei nu sunt permise.” ↩

15. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 29: „Prima reuniune cu ofertantul câștigător ar trebui să stabilească cum va funcționa relația între părți” ↩

16. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Modificarea substanțială a contractului în raport cu anunțul de participare sau cu documentația de atribuire” ↩

17. ADR Nord-Vest: achizițiile inițiate în cadrul proiectelor (beneficiari privați și publici, 2026), p. 22: „3. Acordarea avansului: Obiectul achiziției: Documentația tehnică” ↩ ↩²

18. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Pistă de audit insuficientă pentru atribuirea contractului, în sensul că documentele achiziției sunt insuficiente pentru a justifica atribuirea contractului” ↩

19. Ghidul solicitantului: Sprijinirea comunității prin infrastructuri socio-culturale și educative dedicate incluziunii sociale, PTJ Prioritatea 3, p. 1: „Reprezentantul legal al solicitantului NU se află în conflict de interese” ↩

20. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 29: „Modificarea criteriilor de selecție după deschiderea ofertelor, fapt care ar conduce la respingerea incorectă a ofertanților;” ↩

21. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Evaluarea ofertelor pe baza unor criterii de atribuire care sunt diferite față de cele publicate” ↩

22. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 29: „Necomunicarea situațiilor de conflict de interese.” ↩

23. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 14: „începând cu data depunerii cererii de finanțare și până la expirarea perioadei de durabilitate a proiectului” ↩

24. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „ofertantul are obligația să notifice în scris, de îndată, persoana juridică care a organizat această procedură și să ia măsuri pentru înlăturarea situației respective” ↩

25. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Anexa nr. 1 Abateri de la respectarea normelor în materie de achiziții pentru care se aplică reduceri procentuale/corecții financiare” ↩

26. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „autoritățile cu competențe Sn gestionarea fondurilor europene/structurile de control aplică reduceri procentuale/corecții financiare.” ↩

27. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 14: „prin aplicarea de corecții sub forma reducerilor procentuale din sumele solicitate spre rambursare, până la rezilierea contractului de finanțare” ↩