Achizițiile făcute greșit

Ce înseamnă

O achiziție făcută greșit este o cumpărare din banii proiectului (echipamente, servicii, lucrări) care nu respectă regulile. Contează pentru că finanțatorul verifică achizițiile după ce le faci. De exemplu, în Programul Regional Sud-Vest Oltenia, autoritatea de management verifică ulterior cum s-au derulat achizițiile, pe baza unor liste de verificare.¹

Regulile depind de cine ești. Unele entități aplică Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, altele nu. De exemplu, în proiectele în parteneriat între entități fără calitatea de autoritate contractante, se aplică Ordinul nr. 1.284/2016.² Dacă nu știi în ce categorie intri, citește ghidul apelului și întreabă finanțatorul înainte să cumperi.

Cum se ajunge aici

Conflictul de interese. Dacă ești beneficiar privat și nu aplici legea achizițiilor publice, ai obligația să iei măsuri ca să eviți conflictul de interese.³ Legea dă exemple: legături între acționarii sau asociații tăi și ofertanți, ori între membrii comisiei de evaluare și ofertanți.⁴ Tot conflict de interese este și situația în care câștigătorul controlează două firme care au depus oferte.⁵ Acționar sau asociat înseamnă aici cineva cu cel puțin 10% din capital sau din drepturile de vot.⁶

Împărțirea artificială a achiziției. Manualul beneficiarului din Oltenia cere să calculezi valoarea cumulată a produselor, serviciilor și lucrărilor similare pe toată durata proiectului.⁷

Greșeli de procedură. OUG nr. 66/2011 enumeră abateri precum:

• schimbarea criteriilor sau a specificațiilor după deschiderea ofertelor;⁸
• evaluarea după alte criterii decât cele publicate;⁹
• negocierea sau modificarea ofertei câștigătoare în timpul evaluării;¹⁰
• lipsa documentelor care justifică alegerea câștigătorului (pista de audit).¹¹

Prețuri nejustificate și termene greșite. Ghidul apelului decide. Într-un apel pentru sectorul CDI, de exemplu, ghidul cerea cel puțin două oferte sau justificări de preț pentru fiecare achiziție.¹² În ghidul pentru locuințe sociale, costul imobilului trebuia certificat de un evaluator independent.¹³ Într-un apel pentru microîntreprinderi, achizițiile trebuiau lansate abia după publicarea ghidului în consultare.¹⁴

Cât te poate costa

Pentru beneficiarii privați, conflictul de interese se sancționează cu deduceri sau excluderi din cheltuielile cerute la plată.¹⁵ În Programul Regional Sud-Vest Oltenia, manualul spune că încălcarea regulilor privind conflictul de interese duce la diminuarea cheltuielilor eligibile.¹⁶ Se poate ajunge până la rezilierea contractului de finanțare.¹⁷ Dacă la același contract se găsesc mai multe abateri, se aplică cea mai mare reducere.¹⁸

De exemplu, ipotetic: dacă la un contract de 100.000 lei ți s-ar tăia 10%, ai pierde 10.000 lei. Procentul real îl stabilește autoritatea, după lege. Furnizorul a fost însă deja plătit, așa că diferența o acoperi din bani proprii.

Cum eviți

• Cere declarații de conflict de interese. Ofertantul este obligat să depună una odată cu oferta.¹⁹ În Oltenia, dosarul achiziției include astfel de declarații pe propria răspundere.²⁰
• Respectă termenele de încărcare. În Oltenia, contractele semnate după contractul de finanțare se încarcă în SMIS2021+ în cel mult 10 zile lucrătoare de la încheiere, dar cu cel puțin 10 zile lucrătoare înaintea cererii de plată sau rambursare.²¹ Contractele încheiate înainte de contractul de finanțare au alt termen: 10 zile lucrătoare de la intrarea lui în vigoare.²²
• Păstrează documentele până la închiderea programului sau până la finalul perioadei de durabilitate, oricare vine mai târziu.²³
• Modifică un contract de achiziție doar după regulile oficiale. Manualul din Oltenia trimite la Instrucțiunea nr. 1/2021.²⁴
• Fii atent tot timpul. În Oltenia, regulile privind conflictul de interese se aplică de la depunerea cererii până la sfârșitul durabilității.²⁵

Ce faci dacă ți se întâmplă

Obligațiile diferă de la un rol la altul. Dacă un ofertant intră în conflict de interese în timpul procedurii, el trebuie să te anunțe în scris imediat.²⁶ Tu, ca beneficiar, nu ascunde problema. Discută cu finanțatorul înainte să semnezi sau să plătești. Dacă ai primit deja o constatare, citește-o atent și notează termenele de răspuns scrise în ea. Strânge toate documentele care arată cum ai ales furnizorul.

Surse și citate

1. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 26: „AM PS efectuează verificările administrative ex-post privind modalitatea de derulare a achizițiilor pe baza listelor de verificare” ↩

2. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 24: „se vor respecta, pentru atribuirea contractelor de achiziție, prevederile Ordinului ministrului fondurilor europene nr. 1.284/2016” ↩

3. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „au obligația de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situațiile de natură să determine apariția unui conflict de interese” ↩

4. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „există legături între acționarii/asociații beneficiarului și ofertanții acestuia, între membrii comisiei de evaluare și ofertanți” ↩

5. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „ofertantul câștigător deține pachetul majoritar de acțiuni în două firme participante pentru același tip de achiziție” ↩

6. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „reprezintă cel puțin 10% din capitalul social sau îi conferă deținătorului cel puțin 10% din totalul drepturilor de vot în adunarea generală” ↩

7. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 26: „TREBUIE SĂ VĂ RAPORTAȚI LA VALOAREA ESTIMATĂ CUMULATĂ A PRODUSELOR , SERVICIILOR ȘI LUCRĂRILOR CONSIDERATE SIMILARE, PE ÎNTREAGA PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI” ↩

8. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Modificarea criteriilor de calificare și de selecție sau a specificațiilor tehnice după data de deschidere a ofertelor” ↩

9. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Evaluarea ofertelor pe baza unor criterii de atribuire care sunt diferite față de cele publicate” ↩

10. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Negocierea pe parcursul procedurii de atribuire, inclusiv modificarea ofertei câștigătoare în timpul evaluării” ↩

11. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Pistă de audit insuficientă pentru atribuirea contractului, în sensul că documentele achiziției sunt insuficiente pentru a justifica atribuirea contractului” ↩

12. Ghidul solicitantului: Sprijin pentru dezvoltarea competențelor și consolidarea capacității actorilor din sectorul CDI în cadrul Acțiunii 1.4, p. 1: „este necesar să se prezinte minimum 2 oferte sau justificări de preţ pentru fiecare achiziţie de bunuri/servicii” ↩

13. Ghidul solicitantului: Locuințe sociale, p. 1: „costul de achiziție al imobilului este certificat de un evaluator, independent de beneficiarul operațiunii și autorizat” ↩

14. Ghidul solicitantului: P1 – Investiții pentru modernizarea microîntreprinderilor – Apel 2, p. 1: „procedurile de achiziție trebuie să fie lansate după publicarea Ghidului solicitantului în consultare publică” ↩

15. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Încălcarea prevederilor alin. (1) se sancționează cu deduceri/excluderi din cheltuielile solicitate la plată/rambursare” ↩

16. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 14: „Încălcarea acestor prevederi legislative conduce, la diminuarea cheltuielilor considerate eligibile” ↩

17. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 14: „până la rezilierea contractului de finanțare în cazul în care se dovedește existența unui conflict de interese” ↩

18. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „se va aplica valoarea cea mai mare a reducerii procentuale propuse” ↩

19. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „ofertantul este obligat să depună o declarație conform căreia nu se află în conflict de interese” ↩

20. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 34: „Declaraţii pe propria răspundere din care rezultă că ofertantul câştigător/solicitantul/ beneficiarul privat nu a încălcat prevederile referitoare la conflictul de interese” ↩

21. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 31: „în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data încheierii contractului respectiv, dar cu cel puțin 10 zile lucrătoare anterior depunerii unei cereri de plată/rambursare” ↩

22. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 31: „în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data intrării în vigoare a contractului de finanțare, contractele de achiziție încheiate anterior semnării contractului de finanțare” ↩

23. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 34: „Toate documentele se vor păstra până la închiderea oficială a Programului sau până la expirarea perioadei de durabilitate a proiectului, oricare intervine ultima.” ↩

24. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 29: „Contractul de achiziție se poate modifica potrivit prevederilor INSTRUCȚIUNII NR. 1/2021” ↩

25. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 14: „interese pe toată perioada de derulare a proiectului, începând cu data depunerii cererii de finanțare și până la expirarea perioadei de durabilitate a proiectului” ↩

26. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „ofertantul are obligația să notifice în scris, de îndată, persoana juridică care a organizat această procedură” ↩