Achizițiile publice într-un proiect al primăriei sau al unei instituții

Pe scurt

Dacă ești primărie sau instituție publică, tot ce cumperi din proiect cumperi prin proceduri de achiziție publică. Regulile vin din legislația națională și europeană a achizițiilor, dar și din ghidul apelului și contractul de finanțare. Greșelile de procedură se pot transforma în reduceri procentuale sau corecții financiare.¹ Mai jos ai pașii, documentele și cele mai frecvente greșeli.

Pașii

1. Verifici ce reguli ți se aplică. Ce faci: afli dacă ești autoritate contractantă. Primăriile și instituțiile publice fac achiziții publice. Firmele private care nu sunt autorități contractante au alte reguli, separate.² Un exemplu dintr-un apel concret: ghidul ITI Delta pentru infrastructura educațională descrie, printre solicitanți, unități care „derulează proceduri de achiziţii publice”.³ Ce îți trebuie: ghidul apelului și contractul de finanțare. Cât durează: sursele noastre nu dau o durată.

2. Planifici achizițiile și bugetul. Ce faci: faci lista cu tot ce cumperi (lucrări, produse, servicii) și o pui în calendarul proiectului. În devizul general există o categorie separată pentru cheltuielile cu organizarea și derularea procedurilor de achiziții publice.⁴ Aici intră, de exemplu, onorariile și cheltuielile membrilor comisiilor de evaluare.⁵ Dacă aceste cheltuieli sunt eligibile în proiect decide ghidul apelului. Contractele de achiziții publice din proiectele cu fonduri europene pot fi anuale sau multianuale.⁶

3. Nu împarți contractele ca să scapi de o procedură mai grea. Divizarea artificială a contractelor este o abatere sancționată.⁷ Contractele cu valoarea peste pragul stabilit de legislația națională trebuie publicate și în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.⁸ Valoarea exactă a pragurilor nu apare în sursele noastre. O verifici în legislația în vigoare la data procedurii.

4. Pregătești documentația de atribuire. Ce faci: scrii caietul de sarcini (ce cumperi și cum trebuie să arate) și stabilești criteriile. Criteriile de calificare, de selecție și de atribuire, cu factorii de evaluare, trebuie menționate în anunț sau în documentație.⁹ Specificațiile tehnice și condițiile de executare se publică împreună cu anunțul.¹⁰

5. Publici procedura în Sistemul electronic de achiziții publice. Publici documentația completă. Publicarea parțială sau nepublicarea în sistemul electronic este o abatere.¹¹ La fel și lipsa anunțului de participare.¹²

6. Răspunzi la întrebări și ții termenele. Clarificările despre criterii trebuie comunicate și publicate.¹³ Dacă modifici semnificativ documentele, trebuie să prelungești termenul de depunere a ofertelor.¹⁴

7. Evaluezi ofertele și semnezi contractul. Comisia de evaluare analizează ofertele. Apoi semnezi contractul cu câștigătorul. Păstrezi tot dosarul procedurii.

8. Raportezi și te pregătești de verificare. La nivel de stat, regulamentul european cere mecanisme de monitorizare pentru toate contractele de achiziții publice din fonduri.¹⁵ Datele urmărite includ numele câștigătorului, numărul de ofertanți și valoarea contractului.¹⁶ Pentru contractele care intră sub directivele europene de achiziții se înregistrează și procedura folosită.¹⁷ Se cer și informații despre subcontractanți.¹⁸ Autoritatea de management publică lista operațiunilor finanțate, iar la achizițiile publice apare și denumirea contractantului.¹⁹

Documentele de care ai nevoie

• nota sau planul cu achizițiile din proiect;
• devizul general, cu linia pentru organizarea procedurilor;
• documentația de atribuire: caietul de sarcini, specificațiile tehnice, criteriile de calificare și de atribuire;
• anunțul de participare, așa cum a fost publicat;
• întrebările ofertanților și răspunsurile tale (clarificările);
• erate, dacă ai modificat termene sau documente;
• documentele comisiei de evaluare și decizia de atribuire;
• contractul semnat și eventualele subcontracte declarate.

Lista exactă pentru verificare o dă ghidul apelului sau manualul beneficiarului.

Greșeli frecvente

Greșelile de mai jos apar în anexa care stabilește reducerile și corecțiile pentru achiziții.¹

• Nu publici anunțul de participare.¹²
• Împarți artificial un contract în mai multe bucăți mici.⁷
• Publici doar o parte din documentație în sistemul electronic.¹¹
• Ofertanții nu au destul timp să obțină documentația de atribuire.²⁰
• Criteriile sunt vagi. Criteriile de atribuire, factorii și ponderile nedetaliate suficient pot limita nejustificat concurența.²¹
• Nu publici clarificările despre criterii.¹³
• Schimbi documentele, dar nu prelungești termenul de depunere.¹⁴

Controlul nu se oprește la tine. Auditurile de sistem raportează neregulile legate de achiziții publice și măsurile luate de autoritatea de management.²² Achizițiile publice sunt printre tipurile de erori urmărite la audit.²³ Cât reprezintă o corecție vezi în pagina despre corecții financiare.

Unde găsești informația oficială

• Ghidul solicitantului al apelului și contractul de finanțare: aici sunt regulile concrete pentru proiectul tău.
• Manualul beneficiarului al programului (de exemplu, cel al Programului Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027).
• OUG nr. 66/2011, anexa 1: lista abaterilor de la achiziții și sancțiunile.
• HG nr. 907/2016: structura devizului general.
• Regulamentul (UE) 2021/1060: regulile comune pentru fondurile europene 2021–2027.
• Legislația națională privind achizițiile publice, în forma în vigoare la data procedurii.

Dacă ai o neclaritate, întreabă în scris autoritatea de management sau organismul intermediar înainte să lansezi procedura.

Surse și citate

1. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Abateri de la respectarea normelor în materie de achiziții pentru care se aplică reduceri procentuale/corecții financiare” ↩ ↩²

2. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Contracte încheiate de beneficiarii privați de fonduri europene, care nu au calitatea de autoritate contractantă conform legislației în vigoare” ↩

3. Ghidul solicitantului: PRSE/5.2/ITI/2026/ Sprijinirea dezvoltarii infrastructurii educationale - invatamantul primar și secundar, in ITI Delta , p. 1: „derulează proceduri de achiziţii publice având personalitate juridică şi care au primit în administrare infrastructura educaţională” ↩

4. HG nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-economice (SF, DALI, PT), p. 43: „Cuprinde cheltuieli aferente organizării şi derulării procedurilor de achiziţii publice” ↩

5. HG nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-economice (SF, DALI, PT), p. 43: „cheltuieli cu onorariile, transportul, cazarea şi diurna membrilor desemnaţi în comisiile de evaluare” ↩

6. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „Angajamentele legale, inclusiv contractele de achiziții publice, aferente proiectelor implementate în cadrul programelor finanțate din fonduri europene, pot fi anuale sau multianuale.” ↩

7. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Divizarea artificială a contractelor de lucrări/produse/servicii” ↩ ↩²

8. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Contracte a căror valoare este egală sau mai mare decât plafonul/pragul stabilit în legislația națională privind achizițiile publice pentru care există obligația publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene” ↩

9. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Criteriile de calificare și de selecție nu au fost menționate și/sau criteriile de atribuire împreună cu factorii de evaluare nu au fost enumerate în anunțul de participare” ↩

10. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „nu au fost publicate împreună cu anunțul de participare/de concesionare/invitația la procedura concurențială de ofertare și condițiile pentru executarea contractelor sau specificațiile tehnice” ↩

11. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Restricții în obținerea documentației de atribuire, prin publicarea parțială sau nepublicarea în Sistemul electronic de achiziții publice” ↩ ↩²

12. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Nepublicarea unui anunț de participare” ↩ ↩²

13. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Necomunicarea/Nepublicarea clarificărilor/informațiilor suplimentare cu privire la criteriile de calificare și de selecție/atribuire” ↩ ↩²

14. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Nerespectarea obligației de a extinde termenul-limită de depunere a ofertelor în situația în care intervin modificări semnificative ale documentelor achiziției” ↩ ↩²

15. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „Există mecanisme de monitorizare care acoperă toate contractele de achiziții publice și procedurile de atribuire a acestora în cadrul fondurilor” ↩

16. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „numele ofertantului câștigător, numărul ofertanților inițiali și valoarea contractuală” ↩

17. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „Procedura de achiziții publice utilizată în cazul în care atribuirea contractului face obiectul dispozițiilor Directivei 2014/23/UE” ↩

18. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „informații cu privire la toți subcontractanții enumerați în documentele achiziției” ↩

19. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „în cazul persoanelor juridice, denumirea beneficiarului și, în cazul unei achiziții publice, denumirea contractantului” ↩

20. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Timp insuficient pentru potențialii ofertanți/candidați în obținerea documentației de atribuire” ↩

21. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „nu s-au detaliat suficient criteriile de atribuire împreună cu factorii de evaluare și ponderile acestora, având astfel un efect de limitare nejustificată a concurenței” ↩

22. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „măsurilor luate de către autoritatea de management în vederea remedierii acestor nereguli sau deficiențe” ↩

23. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „De exemplu, legate de: eligibilitate, achiziții publice, ajutoare de stat.” ↩