Cum faci o cerere de rambursare sau de plată

Pe scurt

După ce semnezi contractul de finanțare, banii nu vin automat. Îi ceri prin cereri de plată sau de rambursare, însoțite de documente care dovedesc cheltuielile. Autoritatea rambursează doar cheltuielile validate ca eligibile.¹ Exemplele de mai jos vin din lege (OUG nr. 133/2021) și din manualul beneficiarului unui singur program, Programul Regional Sud-Vest Oltenia. Pentru proiectul tău decid contractul, ghidul apelului și manualul programului tău.

Pașii

1. Afli ce tip de cerere poți folosi. Prin cererea de rambursare ceri banii pentru cheltuieli eligibile pe care le-ai făcut deja.² Prin cererea de plată ceri bani ca să plătești cheltuieli, pe baza facturilor, a facturilor de avans sau a statelor de salarii.³ După o cerere de plată, depui o „cerere de rambursare aferentă cererii de plată”, prin care arăți cum ai folosit banii primiți.⁴ Mai există prefinanțarea, adică bani primiți în tranșe pentru cheltuielile proiectului.⁵ Contractul tău spune ce variante ai.

2. Te uiți în graficul cererilor. În manualul Sud-Vest Oltenia, depunerea se face după un grafic stabilit prin contract.⁶ Ține graficul la îndemână și planifică din timp.

3. Strângi documentele justificative. Vezi lista din secțiunea următoare. Depinde ce ai cumpărat: bunuri, servicii sau lucrări.

4. Pregătești fișierele. În exemplul Sud-Vest Oltenia, fiecare document se semnează electronic, se numerotează și primește un nume ușor de înțeles.⁷ În numele fișierelor nu folosești diacritice sau caractere speciale.⁸ Îți trebuie o semnătură electronică calificată.

5. Depui cererea. Fie că e cerere de plată, fie de rambursare, completezi formularul și atașezi documentele. În programul Sud-Vest Oltenia, depunerea se face exclusiv prin MySMIS2021/SMIS2021+.⁹ Verifică în manualul programului tău ce sistem folosești.

6. Răspunzi la clarificări. La cererea de plată, legea dă un termen de 20 de zile lucrătoare, legat de virarea banilor de către autoritate. Acesta nu este termenul tău de răspuns. Când autoritatea îți cere documente sau clarificări, termenul ei se poate întrerupe, dar întreruperile cumulate nu pot depăși 10 zile lucrătoare.¹⁰ Termenul tău de răspuns îl afli din solicitarea primită. Cu cât răspunzi mai repede, cu atât primești mai repede banii.

7. Primești banii. Dacă ai primit prefinanțare, aceasta se recuperează mai întâi din suma rambursată.¹ Sumele se împart pe surse (fonduri europene, buget de stat) după procentele din contract.¹¹

8. Dacă ai depus o cerere de plată, închizi ciclul. În exemplul Sud-Vest Oltenia, plătești furnizorii în cel mult 5 zile lucrătoare de la încasare și doar facturile din Notificarea pentru trezorerie.¹² Apoi, în cel mult 10 zile lucrătoare de la încasarea banilor¹³, depui cererea de rambursare aferentă cererii de plată.¹⁴ Dacă proiectul are parteneri, liderul depune o singură cerere centralizată.¹⁵

Documentele de care ai nevoie

Lista exactă e în manualul programului și în contract. Ca exemplu, manualul Sud-Vest Oltenia cere:

Pentru orice cerere de rambursare:

• formularul cererii și adresa de deschidere a contului (la prima cerere);¹⁶
• identificarea financiară a contului în care primești banii;¹⁷
• declarația reprezentantului legal că documentele sunt conforme cu originalul;¹⁸
• dovezi de vizibilitate: fotografii cu echipamentele etichetate, anunțuri, plăci sau panouri;¹⁹
• alte documente pe care autoritatea le cere la verificare.²⁰

Pentru bunuri (furnizare):

• procese-verbale de recepție, cu seria echipamentului, și de punere în funcțiune;²¹
• certificate de garanție, declarație de conformitate și, la prima cerere cu avans, garanția de avans.²²

Pentru servicii:

• procese-verbale sau rapoarte de prestare, contractele și actele adiționale.²³

Pentru lucrări:

• ordinul de începere a lucrărilor, la prima cerere care decontează lucrări;²⁴
• autorizația de construire, tot la prima cerere cu lucrări;²⁵
• procesele-verbale de recepție pe faze determinante;²⁶
• garanția de bună execuție și dovada actualizării ei.²⁷

Greșeli frecvente

• Folosești banii pentru altceva. Banii primiți prin cererea de plată au o singură destinație.²⁸ Dacă nu justifici cum i-ai folosit, îi dai înapoi, integral sau parțial.²⁹
• Ceri bani pentru cheltuieli neeligibile. O cheltuială e neeligibilă când nu se potrivește cu ce acceptă contractul și ghidul: nu e prevăzută, nu e dovedită corect sau nu respectă condițiile. Aceste sume nu se rambursează și le suporți tu.
• Lipsesc documente. Mai ales la prima cerere cu lucrări, unde se cer documente speciale (autorizația, ordinul de începere).
• Corectezi o eroare veche într-o cerere nouă. Manualul Sud-Vest Oltenia îți cere să nu compensezi o eroare dintr-o perioadă anterioară într-o cerere pentru altă perioadă.³⁰ Întreabă autoritatea cum corectezi.
• Nu raportezi o neregulă. O neregulă e mai mult decât o greșeală de calcul: e o încălcare a regulilor care poate afecta bani publici. Dacă o descoperi sau o suspectezi, în exemplul Sud-Vest Oltenia trebuie să o raportezi în 5 zile lucrătoare.³¹ Obligația există chiar dacă cheltuiala nu a fost încă rambursată.³²
• Nu ești pregătit de control. La verificările pentru nereguli, de regulă ești anunțat cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte.³³ Dar poți fi controlat și fără preaviz, dacă anunțul ar compromite verificarea.³⁴ Trebuie să prezinți la termen documentele cerute³⁵ și ai dreptul să-ți spui punctul de vedere.³⁶
• Un partener pleacă din proiect. Dacă a primit prefinanțare și nu a justificat-o, trebuie să o dea înapoi.³⁷

Unde găsești informația oficială

• Contractul tău de finanțare și graficul cererilor.
• Manualul beneficiarului publicat de programul care te finanțează.
• Ghidul apelului și eventualele instrucțiuni ale autorității.
• OUG nr. 133/2021 (gestionarea financiară a fondurilor 2021–2027) și OUG nr. 66/2011 (nereguli).
• Autoritatea de management sau organismul intermediar care îți gestionează contractul.

Surse și citate

1. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „se va rambursa contravaloarea cheltuielilor efectuate, validate ca fiind eligibile, după recuperarea prefinanțării anterior acordate, dacă este cazul” ↩ ↩²

2. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „prin care se solicită autorității de management virarea sumelor aferente cheltuielilor eligibile efectuate conform contractului/deciziei de finanțare” ↩

3. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „virarea sumelor necesare pentru plata cheltuielilor eligibile, rambursabile, conform contractului/deciziei de finanțare, în baza facturilor, facturilor de avans, statelor privind plata salariilor” ↩

4. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „prin care se justifică utilizarea sumelor plătite de către autoritatea de management ca urmare a cererii de plată” ↩

5. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „prefinanțare - sumele transferate din fonduri europene, în tranșe, de către autoritățile de management/organisme intermediare către beneficiari” ↩

6. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „Depunerea cererilor se va realiza conform Graficului de prefinanțare/rambursare/plată” ↩

7. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „Toate documentele încărcate în aplicație vor fi semnate electronic, certificându-se astfel conformitatea, numerotate și denumite sugestiv pentru a fi ușor de accesat.” ↩

8. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „În denumirea documentelor nu se vor folosi diacritice sau caractere speciale.” ↩

9. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „exclusiv prin sistemul informatic MySMIS2021/SMIS2021+, însoțită de documente justificative” ↩

10. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „termenul de 20 de zile lucrătoare prevăzut la alin. (7) poate fi întrerupt, fără ca perioadele de întrerupere cumulate să depășească 10 zile lucrătoare” ↩

11. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „Sumele rambursate vor fi stabilite pe surse de finanțare (FSE/FEDR, cofinanțarea de la bugetul de stat), în procentele stabilite în contractul/ ordinul de finanțare.” ↩

12. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 41: „În termen de maximum 5 zile lucrătoare de la încasarea sumelor de la autoritatea de management, beneficiarii efectuează plata numai pentru facturile/statele de plată înscrise în Notificarea pentru trezorerie” ↩

13. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „În termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data încasării sumelor virate de către autoritatea de management conform alin. (7)” ↩

14. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „beneficiarii au obligația de a depune cererea de rambursare aferentă cererii de plată la organismul intermediar/autoritatea de management” ↩

15. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „liderul de parteneriat depune o cerere de rambursare centralizată la nivel de proiect” ↩

16. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 46: „a) Formularul Cererii de rambursare, conform aplicației MySMIS2021/SMIS 2021+; b) Adresa privind deschiderea contului de disponibil la Trezorerie/bancar” ↩

17. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 46: „c) Identificarea financiară, aferentă contului în care se va încasa rambursarea” ↩

18. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 46: „Declaraţie pe proprie răspundere a reprezentantului legal al beneficiarului, din care să reiasă că toate documentele din dosarul cererii de plata sunt conforme cu originalul” ↩

19. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 46: „fotografii după echipamente etichetate, achiziţionate prin proiect, anunţuri, comunicate, fotografii pentru plăci sau panouri temporare/permanente” ↩

20. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 46: „Alte documente justificative pe care AM PS/OI PS le consideră necesare în procesul de verificare administrativă a Cererii de Plată” ↩

21. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 49: „Procese verbale de recepție a bunurilor achiziționate cu menționarea seriei echipamentului şi Procese verbale de punere în funcțiune” ↩

22. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 49: „certificate de garanție, declaraţie de conformitate, garanția de avans (la prima cerere de rambursare la care se solicită avans)” ↩

23. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 49: „procesele verbale/rapoartele de prestare a serviciilor; rapoartele de activitate/de audit; contractele încheiate de beneficiar actele adiționale la acestea” ↩

24. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 45: „Ordinul de ȋncepere a lucrărilor (se atașează la prima cerere de plată în care se decontează lucrări sau avans de lucrări)” ↩

25. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 47: „autorizația de construire/autorizația de construire pentru lucrările cu caracter provizoriu/autorizația de desființare (se ataseaza la prima cerere de rambursare în care se decontează lucrări sau avans de lucrări)” ↩

26. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 45: „procesele verbale de recepție pe faze determinante elaborate conform Programului de urmărire și control al calității lucrărilor vizat de ISC” ↩

27. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 48: „Garanţia de bună execuţie pentru lucrări și dovada actualizării valorii/duratei de valabilitate” ↩

28. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „Sumele primite de beneficiar/lider de parteneriat/parteneri în baza cererilor de plată nu pot fi utilizate pentru o altă destinație decât cea pentru care au fost acordate.” ↩

29. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 41: „au obligația restituirii integrale sau parțiale a sumelor virate în cazul proiectelor pentru care aceștia nu justifică prin cereri de rambursare aferente cererilor de plată utilizarea acestora” ↩

30. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 71: „evitați reglarea/compensarea sumelor într-o cerere de rambursare ulterioară care este aferentă unei alte perioade de implementare” ↩

31. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 71: „detectați/aveți suspiciunea existenței unei nereguli în gestiunea propriului proiect, aveți obligația raportării ei către AM PS, în termen de 5 zile lucrătoare” ↩

32. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 71: „indiferent dacă cheltuiala solicitată la plată a fost sau nu rambursată” ↩

33. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „va notifica structura supusă verificării cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de data declanșării acțiunii” ↩

34. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Se exceptează de la prevederile alin. (6) cazurile în care notificarea ar putea prejudicia obiectul verificărilor.” ↩

35. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Structurile verificate au obligația de a prezenta la termenele stabilite toate datele și documentele solicitate” ↩

36. OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor în obținerea și utilizarea fondurilor europene: „Pe parcursul activităților de constatare, structura verificată are dreptul să își exprime punctul de vedere” ↩

37. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „Partenerul înlocuit are obligația restituirii prefinanțării acordate și nejustificate corespunzător prin cerere de rambursare.” ↩