Fluxul de numerar: de ce ai nevoie de bani proprii chiar la 100% nerambursabil

Pe scurt

„100% nerambursabil” nu înseamnă că primești toți banii la început. De regulă, tu plătești furnizorul, apoi ceri banii înapoi și aștepți verificarea. Între plată și încasare trec săptămâni sau luni. TVA-ul neeligibil și cheltuielile neeligibile pot rămâne pe tine. De aceea ai nevoie de un plan de numerar: bani proprii, un credit sau prefinanțare.

Pașii

1. Înțelege cum vin banii. Există trei căi. Prima este cererea de rambursare: ceri banii pentru cheltuieli pe care le-ai plătit deja.¹ A doua este cererea de plată: ceri banii pe baza facturilor, înainte să plătești tu.² A treia este prefinanțarea, adică un avans transferat în tranșe.³ Ce variante ai la dispoziție scrie în contract și în ghidul apelului.

2. Verifică dacă TVA-ul este eligibil. Regula diferă de la un apel la altul. De exemplu, într-un ghid al Programului Regional Nord-Est apare regula: TVA este eligibil pentru operațiunile al căror cost total este mai mic de 5 milioane de euro.⁴ În alte ghiduri, regula este inversă: costurile legate de TVA nu sunt eligibile.⁵ Când TVA-ul nu este eligibil, îl plătești din banii tăi. În cererea de finanțare, suma nerambursabilă include TVA doar dacă acesta este eligibil.⁶

3. Calculează cofinanțarea. Cofinanțarea este partea din cheltuieli care nu vine din fondul european. Într-un apel regional, de exemplu, contribuția din FEDR este de maximum 85%, iar 15% vine de la bugetul de stat.⁷ Pentru beneficiar, asta înseamnă 100% din valoarea eligibilă. Totuși, banii vin tot după ce depui cererile. La firme, procentul este de obicei mai mic, iar diferența o pui tu. Procentul exact îl stabilește ghidul apelului.

4. Află dacă poți primi prefinanțare și cât. Legea prevede tranșe de maximum 30% din valoarea eligibilă a contractului, pentru anumite fonduri și anumite categorii de beneficiari.⁸ Un ghid din Nord-Est preia aceeași regulă de 30%.⁹ Manualul beneficiarului din Sud-Vest Oltenia vorbește însă de maximum 10%.¹⁰ Textul manualului poate fi anterior modificării legii din 2024. De aceea, verifică ce scrie în contractul tău. Dacă proiectul tău este ajutor de stat sau de minimis, prefinanțarea poate ajunge la 40% din valoarea ajutorului, dar numai cu o garanție.¹¹ Garanția are un cost, așa că include-l în calcul.

5. Fă un grafic de cereri realist. Sumele din graficul cererilor de prefinanțare, rambursare și plată trebuie să fie realiste și legate de calendarul lucrărilor sau al livrărilor.¹² Graficul trebuie corelat și cu sursele de bani: surse proprii și surse împrumutate.¹³

6. Plătește și ține evidența separat. Ai obligația să ții contabilitatea proiectului în conturi analitice distincte.¹⁴ Banii din prefinanțare se folosesc doar pentru activitățile eligibile, inclusiv pentru TVA-ul eligibil.¹⁵

7. Depune cererea în MySMIS2021. Cererea se transmite doar prin sistemul informatic, împreună cu documentele justificative.¹⁶

8. Justifică prefinanțarea la timp. Trebuie să justifici minimum 50% din tranșă în cel mult 90 de zile de la virarea ei.¹⁷ Dacă nu reușești, trebuie să justifici întâi prefinanțarea primită și abia apoi poți cere o altă tranșă.¹⁸ Tranșele următoare se acordă după ce se scad sumele nejustificate.¹⁹ Banii nejustificați se dau înapoi.²⁰ Rambursarea cheltuielilor se face după ce autoritatea recuperează prefinanțarea primită anterior.²¹

Un exemplu lunar

De exemplu, să presupunem un proiect cu valoarea eligibilă de 300.000 lei, finanțat 100%, cu TVA neeligibil și cu o prefinanțare de 30%, adică 90.000 lei. Cifrele sunt inventate și au doar rol de ilustrare.

• Luna 1: primești prefinanțarea de 90.000 lei. Plătești un echipament: 100.000 lei plus 19.000 lei TVA, adică 119.000 lei. Din banii tăi pui 29.000 lei.
• Luna 2: depui cererea de rambursare pentru 100.000 lei. Astfel justifici toată prefinanțarea, deci peste pragul de 50% (45.000 lei). Autoritatea reține cei 90.000 lei și îți virează diferența de 10.000 lei. Ai pe proiect, din banii tăi, 19.000 lei.
• Luna 3: plătești servicii de 50.000 lei plus 9.500 lei TVA, adică 59.500 lei. Toată suma vine din banii tăi. Acum ai blocați 78.500 lei.
• Luna 4: depui cererea pentru 50.000 lei și aștepți verificarea.
• Luna 5: primești 50.000 lei. Îți rămâne blocat doar TVA-ul: 28.500 lei.

Concluzia: deși finanțarea este „100%”, ai avut nevoie de 78.500 lei la vârf. Durata reală a verificării o afli din contract și din practica autorității.

Documentele de care ai nevoie

• Pentru prefinanțare: formularul din MySMIS, adresa de deschidere a contului și identificarea financiară a contului.²² Dacă este cazul, ai nevoie și de instrumentul de garantare.
• Pentru rambursare sau plată: facturile, dovezile de plată și documentele contabile ale perioadei.²³
• Pentru TVA: declarația pe propria răspundere privind sumele de TVA din facturi.²⁴
• Graficul cererilor, actualizat.
• Un plan de numerar lunar al tău, chiar dacă nu ți se cere.

Greșeli frecvente

• Crezi că „100%” înseamnă că nu ai nevoie de niciun ban propriu.
• Uiți de TVA atunci când nu este eligibil.
• Nu aplici pentru prefinanțare sau o cheltui fără să poți justifica 50% în 90 de zile.
• Folosești banii din prefinanțare pentru altceva decât pentru proiect.
• Faci un grafic de cereri optimist, fără legătură cu livrările reale.
• Nu negociezi din timp un credit-punte cu banca.

Unde găsești informația oficială

• OUG nr. 133/2021, pentru prefinanțare, rambursare și plată.
• Contractul tău de finanțare și manualul beneficiarului de la programul tău.
• Ghidul solicitantului al apelului, pentru TVA și cofinanțare. Regulile diferă de la un apel la altul, iar decizia o ia ghidul apelului.
• Autoritatea de management sau organismul intermediar, pentru întrebări concrete.

Surse și citate

1. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „cerere de rambursare - cerere depusă de către un beneficiar/lider al unui parteneriat prin care se solicită autorității de management virarea sumelor aferente cheltuielilor eligibile efectuate” ↩

2. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „virarea sumelor necesare pentru plata cheltuielilor eligibile, rambursabile, conform contractului/deciziei de finanțare, în baza facturilor, facturilor de avans” ↩

3. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „prefinanțare - sumele transferate din fonduri europene, în tranșe, de către autoritățile de management/organisme intermediare către beneficiari” ↩

4. Ghidul solicitantului: P2 – Servicii publice digitale noi – consilii județene, p. 1: „Taxa pe valoarea adăugată (TVA) este eligibilă pentru operațiunile al căror cost total este mai mic de 5 000 000 EUR (inclusiv TVA)” ↩

5. Ghidul solicitantului: e-drive, p. 11: „neeligibile. Costurile legate de TVA nu sunt eligibile.” ↩

6. Instrucțiuni privind completarea cererii de finanțare, Programul Regional Nord-Est 2021–2027, p. 45: „În rubrica Total cheltuieli nerambursabile se va introduce valoarea totală nerambursabilă (inclusiv TVA dacă este eligibil) aferentă cheltuielii respective.” ↩

7. Ghidul solicitantului: PR/NE/2024/P6/RSO4.2/1/Prioritatea 6_cod 170, p. 1: „rata de cofinanțare acordată din Fondul European de Dezvoltare Regională este de maximum 85% din valoarea eligibila a proiectului, iar rata de cofinanțare din bugetul de stat reprezintă 15%” ↩

8. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „se poate acorda prefinanțare în tranșe de maximum 30% din valoarea eligibilă a contractului de finanțare, fără depășirea valorii totale eligibile a acestuia” ↩

9. Ghidul solicitantului: P2 – Servicii publice digitale noi – consilii județene, p. 1: „se poate acorda prefinanțare în tranșe de maximum 30% din valoarea eligibilă a contractului de finanțare” ↩

10. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 39: „puteți beneficia de tranșe de prefinanțare de maximum 10% din valoarea eligibilă a proiectului” ↩

11. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 39: „li se poate acorda prefinanțare în una sau mai multe tranșe de maximum 40% din valoarea totală a ajutorului, cu condiția constituirii unei garanții pentru suma aferentă prefinanțării solicitate” ↩

12. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „Sumele cuprinse în Graficul cererilor de prefinanțare/rambursare/plată trebuie să fie realiste, fundamentate și corelate cu graficul de execuție a lucrărilor” ↩

13. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „cu sursele care asigură cash-flow-ul, respectiv surse proprii, surse împrumutate” ↩

14. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „aveți obligația atât în calitate de Beneficiar cât și în calitate de Partener să țineți evidență contabilă folosind conturi analitice distincte pentru Proiect” ↩

15. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 40: „Sumele acordate ca prefinanţare se vor utiliza exclusiv pentru derularea activităţilor eligibile ale proiectului, inclusiv pentru plata TVA eligibilă aferentă cheltuielilor eligibile.” ↩

16. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „exclusiv prin sistemul informatic MySMIS2021/SMIS2021+, însoțită de documente justificative” ↩

17. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „în cuantum cumulat de minimum 50% din valoarea acesteia, în termen de maximum 90 de zile calendaristice de la data la care autoritatea de management a virat tranșa de prefinanțare” ↩

18. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 39: „este obligat să justifice utilizarea prefinanțării, prin cereri de rambursare, înaintea depunerii unei alte cereri de prefinanțare” ↩

19. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „următoarele tranșe de prefinanțare se acordă cu deducerea sumelor nejustificate din tranșa anterior acordată” ↩

20. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 40: „Beneficiarii/Liderii de parteneriat/partenerii au obligația restituirii integrale/parțiale a prefinanțării acordate, în cazul în care aceștia nu justifică prin cereri de rambursare utilizarea corespunzătoare” ↩

21. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „se va rambursa contravaloarea cheltuielilor efectuate, validate ca fiind eligibile, după recuperarea prefinanțării anterior acordate, dacă este cazul” ↩

22. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „Identificarea financiară, aferentă contului în care se va încasa prefinanțarea (Anexa Identificarea financiară)” ↩

23. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 42: „trebuie să transmiteți documentele contabile care atestă înregistrarea în contabilitate a operațiunilor efectuate în perioada de referință a cererii” ↩

24. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 50: „Declarația pe propria răspundere privind corectitudinea sumelor reprezentând TVA înscrise în facturi” ↩