Cum construiești un parteneriat pentru un proiect

Pe scurt

Un proiect în parteneriat înseamnă că mai multe organizații depun împreună o singură cerere de finanțare. Una dintre ele este liderul de parteneriat: depune cererile și ține legătura cu autoritatea care finanțează. Fiecare partener face partea lui de activități și cheltuie partea lui de buget. Totul se scrie într-un acord de parteneriat. Dacă un partener iese, poate fi înlocuit, dar după reguli clare.

Atenție la o confuzie frecventă. Mai există un „acord de parteneriat” la nivel de țară, între România și Comisia Europeană. Acela este un document strategic, nu are legătură cu proiectul tău.¹ Aici vorbim doar despre acordul dintre partenerii unui proiect.

Pașii

1. Verifică în ghidul apelului dacă parteneriatul este permis. Nu orice apel acceptă parteneri. Legea vorbește despre parteneriate formate din organizații cu personalitate juridică.² Ghidul apelului spune însă cine poate fi lider și cine poate fi partener. De exemplu, într-un apel pentru servicii publice digitale, regula a fost aceasta: „Rolul de lider al unui parteneriat il poate avea doar un municipiu din Regiunea Nord-Est.”³ Într-un apel pentru locuințe sociale, liderul trebuia să fie municipiul.⁴ Acestea sunt exemple din apeluri concrete. La apelul tău decide ghidul. Ce îți trebuie: ghidul solicitantului și eventualele modificări (corrigendum). Durata: sursele nu o precizează.

2. Alege partenerii și verifică-le eligibilitatea. Un partener slab îți poate respinge tot proiectul. În unele apeluri, toate condițiile pe care le îndeplinește solicitantul se verifică și la fiecare partener.⁵ Uneori și partenerul trebuie să aibă un drept asupra clădirii sau terenului unde se face investiția.⁶ Ce îți trebuie: documentele de eligibilitate de la fiecare partener, cerute de ghid.

3. Împarte activitățile și bugetul. Fiecare partener trebuie să știe exact ce face și cu ce bani. Împărțirea contează și la bani: dacă primești prefinanțare (un avans), suma se împarte pe lider și parteneri, proporțional cu bugetul gestionat de fiecare.⁷ Fiecare partener depune garanția pentru tranșa lui de prefinanțare.⁸ Dacă partenerul este o instituție publică (de exemplu, o primărie), își trece în buget doar suma pentru activitățile proprii din acordul de parteneriat.⁹

4. Scrie și semnează acordul de parteneriat. Acesta este contractul dintre voi. În multe apeluri este obligatoriu. Un ghid spune clar: „Relațiile dintre parteneri vor fi reglementate obligatoriu printr-un Acord de parteneriat”.¹⁰ Alt ghid cere ca acordul să fie anexat la cerere.¹¹ De multe ori ghidul îți dă și un model, ca anexă.¹² Scrie în acord cine face ce, cine plătește ce și cine răspunde de ce. În manualul programului regional Sud-Vest Oltenia, fiecare membru răspunde individual față de lider, iar liderul și partenerii răspund față de autoritate.¹³ Tot acolo, acordul intră în vigoare la semnare și se termină odată cu contractul de finanțare.¹⁴

5. Depune cererea și pregătește-te de implementare. Liderul este cel care depune cererile de plată pentru tot proiectul.¹⁵ Tot el depune și cererile de rambursare.¹⁶ Banii nu ajung toți la lider. Autoritatea îi trimite în conturile celor care au făcut cheltuielile.¹⁷ Pentru o cerere de rambursare, autoritatea are un termen de maximum 20 de zile lucrătoare.¹⁸

6. Respectați regulile în timpul proiectului. Fiecare partener își plătește contribuția proprie la timp, nu doar liderul.¹⁹ Banii primiți se folosesc doar pentru ce au fost dați.²⁰ Țineți legătura des: întârzierea unui partener întârzie cererile tuturor.

Ce se întâmplă dacă un partener iese

În manualul programului Sud-Vest Oltenia, un partener poate fi înlocuit și înainte de semnarea contractului, și în timpul implementării.²¹ În timpul proiectului, pașii arată așa:

• Liderul cere înlocuirea printr-o adresă către autoritate.²²
• Autoritatea cere documente, inclusiv pentru verificarea eligibilității noului partener.²³
• Liderul trimite cererea de modificare prin act adițional, cu documentele justificative.²⁴
• Se analizează ce a făcut partenerul care pleacă: activități, indicatori, cheltuieli.²⁵
• Liderul trebuie să se asigure că drepturile și obligațiile celui care pleacă trec corect la noul partener sau la unul existent.²⁶
• Noul partener continuă cu bugetul rămas neutilizat.²⁷

Dacă partenerul care pleacă a primit prefinanțare, liderul depune o cerere de rambursare cu toate cheltuielile acestuia din prefinanțare.²⁸ Partea nejustificată trebuie dată înapoi de partenerul înlocuit.²⁹ Alte programe pot avea pași diferiți. Verifică manualul și ghidul apelului tău.

Documentele de care ai nevoie

• Acordul de parteneriat semnat, după modelul din ghid, dacă există.
• Documentele de eligibilitate pentru fiecare partener, cerute de ghid.
• Dovada dreptului asupra imobilului, dacă ghidul o cere și partenerului.
• Bugetul împărțit pe lider și pe fiecare partener.
• La înlocuirea unui partener: adresa de solicitare, documentele noului partener și cererea de act adițional.

Greșeli frecvente

• Alegi un partener fără să verifici dacă e eligibil. Proiectul poate cădea din cauza lui.
• Scrii un acord vag, fără activități și sume clare pe fiecare partener.
• Crezi că liderul răspunde de tot. De fapt, fiecare răspunde de angajamentele lui.
• Un partener nu își plătește la timp contribuția proprie și blochează rambursarea.
• Un partener pleacă fără să justifice prefinanțarea primită.
• Confunzi acordul de parteneriat din proiect cu cel dintre România și Comisia Europeană.

Unde găsești informația oficială

• Ghidul solicitantului al apelului: cine poate fi lider și partener, modelul de acord, documentele cerute.
• Manualul beneficiarului al programului: cum se schimbă partenerii în timpul proiectului.
• OUG nr. 133/2021: cum circulă banii între autoritate, lider și parteneri.
• Autoritatea de management sau organismul intermediar care a lansat apelul, pentru întrebări concrete.

Surse și citate

1. Regulamentul (UE) 2021/1060 privind dispozițiile comune (fondurile europene 2021–2027): „Fiecare stat membru pregătește un acord de parteneriat care stabilește orientarea strategică pentru programare” ↩

2. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „format din două sau mai multe entități cu personalitate juridică, înregistrate în România și/sau în statele membre ale Uniunii Europene” ↩

3. Ghidul solicitantului: Dezvoltarea de servicii publice digitale noi, orientate integrat către mediul privat, cetățeni și comunitatea locală - M, p. 1: „Rolul de lider al unui parteneriat il poate avea doar un municipiu din Regiunea Nord-Est.” ↩

4. Ghidul solicitantului: Locuințe sociale, p. 1: „Liderul parteneriatului va fi UAT-ul municipiul reședință de județ/municipiul.” ↩

5. Ghidul solicitantului: Construire, extindere parcuri industriale, p. 1: „Criteriile de eligibilitate ale solicitantului se aplică fiecărui partener din cadrul acordului de parteneriat” ↩

6. Ghidul solicitantului: PR BI PI P3_P7/3.3,7.1&7.3 Dezvoltarea infrastructurilor de agrement, petrecere a timpului liber, sport și interacțiune , p. 38: „Solicitantul/liderul de parteneriat/partenerul este titularul unui drept real principal acceptat” ↩

7. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 39: „la nivelul liderului de parteneriat și/sau al partenerilor care vor utiliza sumele acordate din prefinanțare, proporțional cu bugetul gestionat de fiecare dintre aceştia” ↩

8. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „garanția prevăzută la alin. (2) este depusă de fiecare partener în proiect, lider de parteneriat/partener, pentru tranșa de prefinanțare solicitată de acesta” ↩

9. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „în limita sumei necesare finanțării valorii corespunzătoare activității/activităților proprii din proiect, asumate conform prevederilor acordului de parteneriat” ↩

10. Ghidul solicitantului: Dezvoltarea de servicii publice digitale noi, orientate integrat către mediul privat, cetățeni și comunitatea locală - M, p. 1: „Relațiile dintre parteneri vor fi reglementate obligatoriu printr-un Acord de parteneriat” ↩

11. Ghidul solicitantului: PRSE/2.2/1/2026/Consolidarea cladirilor aflate in risc seismic major (2.2) (proiecte ale caror documentatii au fost preg, p. 1: „În cazul proiectelor implementate în parteneriat se va anexa în mod obligatoriu acordul privind implementarea proiectului în parteneriat” ↩

12. Ghidul solicitantului: Sprijin pentru energie verde accesibilă și mobilitate nepoluantă - Mobilitate verde, PTJ - Prioritatea 1 Gorj, p. 1: „În scopul constituirii parteneriatelor se încheie Acorduri de parteneriat (Anexa 14 la prezentul Ghid).” ↩

13. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 15: „Membrii Parteneriatului înțeleg și acceptă faptul că vor răspunde individual față de Liderul de parteneriat, iar Liderul de parteneriat și partenerii față de AM/OI Responsabil” ↩

14. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 15: „Acordul de parteneriat intră în vigoare la data semnării acestuia de către părți și își încetează valabilitatea la data încetării contractului de finanțare.” ↩

15. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „Pentru proiectele implementate în parteneriat, liderul de parteneriat depune cererea de plată” ↩

16. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „liderul de parteneriat depune o cerere de rambursare centralizată la nivel de proiect” ↩

17. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „valoarea cheltuielilor rambursabile în conturile liderilor de parteneriat/ partenerilor care le-au efectuat” ↩

18. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „În termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data depunerii de către beneficiar/liderul de parteneriat la autoritatea de management” ↩

19. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „au obligația de a achita integral contribuția proprie aferentă cheltuielilor eligibile incluse în documentele anexate cererii de plată” ↩

20. OUG nr. 133/2021 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2021–2027: „Sumele primite de beneficiar/lider de parteneriat/parteneri în baza cererilor de plată nu pot fi utilizate pentru o altă destinație decât cea pentru care au fost acordate.” ↩

21. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 15: „Înlocuirea unuia sau a mai multor parteneri poate să fie făcută în etapa premergătoare semnării contractului de finanțare sau în timpul implementării proiectului” ↩

22. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „Beneficiarul (Liderul de Parteneriat) va transmite AM/OI o adresă prin care va solicita înlocuirea partenerului, utilizând modulul Contractare din sistemul informatic.” ↩

23. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „precum și toate documentele pe baza cărora se va verifică eligibilitatea partenerului/partenerilor nou introduși” ↩

24. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „solicitarea de modificare prin act adițional a contractului/ordinului/deciziei de finanțare, însoțită de documentele justificative” ↩

25. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „Înlocuirea partenerului/partenerilor în perioada implementării proiectului necesită analiza stadiului activităților desfășurate și gradul de realizare a indicatorilor” ↩

26. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „Liderul parteneriatului are obligația de a se asigura că drepturile și obligațiile partenerului care părăsește parteneriatul sunt transferate cu bună credință și fără litigii noului partener” ↩

27. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „Partenerul/partenerii introduși în proiect vor asigura continuarea implementării proiectului cu bugetul rămas neutilizat” ↩

28. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „are obligația depunerii unei cereri de rambursare care să cuprindă toate cheltuielile efectuate de către respectivul partener, din prefinanțare” ↩

29. Manualul beneficiarului, Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, p. 17: „Partenerul înlocuit are obligația restituirii prefinanțării acordate și nejustificate corespunzător prin cerere de rambursare.” ↩